Bij KDK Design willen we duidelijk, eerlijk en praktisch samenwerken. Gaat er iets mis, ben je ergens niet tevreden over of vind je dat wij iets beter moeten oplossen? Dan horen we dat graag. Deze klachtenregeling legt uit hoe je een klacht kunt indienen en hoe wij daarmee omgaan.

1. Voor wie geldt deze klachtenregeling?

Deze klachtenregeling geldt voor klanten, voormalige klanten en personen of bedrijven die contact met KDK Design hebben gehad over onze diensten.

De regeling geldt voor klachten over onze dienstverlening, communicatie, offertes, overeenkomsten, oplevering, support, hosting, beheer, facturatie of andere werkzaamheden van KDK Design.

Deze klachtenregeling geldt niet voor algemene vragen, wijzigingsverzoeken, supportvragen of storingsmeldingen. Die kun je gewoon via de gebruikelijke contactkanalen aan ons sturen.

2. Wat verstaan wij onder een klacht?

Een klacht is een duidelijke melding waarin je aangeeft dat je ontevreden bent over iets wat KDK Design heeft gedaan, nagelaten of geleverd.

Voorbeelden zijn klachten over communicatie, planning, oplevering, facturatie, support, technische werking, gemaakte afspraken of de manier waarop een probleem is behandeld.

Een klacht is geen automatische erkenning dat KDK Design aansprakelijk is of tekort is geschoten. Wij beoordelen iedere klacht inhoudelijk en zorgvuldig.

3. Informele oplossing eerst

Veel punten kunnen snel worden opgelost zonder formele klachtenprocedure. Daarom vragen wij je om ons eerst zo concreet mogelijk te laten weten wat er aan de hand is.

Als het gaat om een gewone aanpassing, bug, vraag of storing, behandelen wij dit in principe als supportverzoek en niet als formele klacht.

Komt er via support geen passende oplossing of wil je uitdrukkelijk een formele klacht indienen, dan behandelen wij je melding volgens deze klachtenregeling.

4. Hoe dien je een klacht in?

Je kunt een klacht per e-mail sturen naar info@kdkindustries.com.

Zet in het onderwerp bij voorkeur: “Klacht - [bedrijfsnaam/naam klant]”.

Om je klacht goed te kunnen behandelen, vragen wij je om zo duidelijk mogelijk te vermelden wat er is gebeurd, wanneer het is gebeurd, welke afspraken volgens jou relevant zijn en welke oplossing je redelijk vindt.

5. Welke informatie hebben wij nodig?

Vermeld bij voorkeur de volgende gegevens:

• je naam en bedrijfsnaam;

• je e-mailadres en eventueel telefoonnummer;

• een duidelijke omschrijving van de klacht;

• de datum of periode waarop de klacht betrekking heeft;

• eventuele relevante e-mails, screenshots, factuurnummers of afspraken;

• de oplossing die je redelijk vindt.

6. Termijn voor het indienen van klachten

Dien een klacht zo snel mogelijk in nadat je het probleem hebt ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.

Voor zakelijke klanten geldt dat klachten over oplevering, facturen, zichtbare fouten of uitgevoerde werkzaamheden uiterlijk binnen 14 dagen na ontdekking moeten worden gemeld, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Te laat ingediende klachten kunnen wij buiten behandeling laten als wij daardoor redelijkerwijs worden benadeeld, bijvoorbeeld omdat herstel, controle of bewijs niet meer goed mogelijk is.

Voor consumenten of personen die onder dwingendrechtelijke consumentenbescherming vallen, geldt deze beperking alleen voor zover de wet dat toestaat.

7. Ontvangstbevestiging

Wij bevestigen de ontvangst van je klacht binnen 5 werkdagen na ontvangst.

In de ontvangstbevestiging laten wij weten of wij nog aanvullende informatie nodig hebben en wanneer je naar verwachting een inhoudelijke reactie krijgt.

8. Behandeling van de klacht

Wij behandelen klachten zorgvuldig, redelijk en vertrouwelijk.

Wij beoordelen onder meer de overeenkomst, algemene voorwaarden, briefing, oplevering, communicatie, facturen, technische gegevens en andere relevante informatie.

Wij mogen bij de beoordeling ook informatie opvragen bij ingeschakelde leveranciers of derden, bijvoorbeeld hostingproviders, domeinregistrars, formulierdiensten of andere technische dienstverleners, voor zover dat nodig is voor de klachtbehandeling.

9. Reactietermijn

Wij streven ernaar om binnen 14 dagen na ontvangst van een volledige klacht inhoudelijk te reageren.

Als een klacht complex is of onderzoek bij derden nodig is, kan de behandeling langer duren. In dat geval informeren wij je daarover en geven wij aan wanneer wij verwachten inhoudelijk te kunnen reageren.

Een reactietermijn is geen garantie dat een klacht binnen die termijn volledig is opgelost. Sommige klachten vragen om technisch onderzoek, herstelwerk, afstemming of aanvullende informatie.

10. Mogelijke uitkomsten

Na beoordeling van de klacht kunnen wij bijvoorbeeld besluiten om uitleg te geven, een fout te herstellen, een aangepaste planning te maken, een factuur te corrigeren, een redelijke compensatie aan te bieden of de klacht af te wijzen.

KDK Design bepaalt zelf welke oplossing passend en redelijk is, met inachtneming van de overeenkomst, algemene voorwaarden, wettelijke verplichtingen en omstandigheden van het geval.

Een geboden oplossing of tegemoetkoming betekent niet automatisch dat KDK Design aansprakelijkheid erkent.

11. Klachten over websites of content van klanten

Gaat je klacht over de inhoud van een klantwebsite, zoals teksten, foto’s, prijzen, claims, testimonials of juridische informatie? Dan geldt dat de klant zelf verantwoordelijk is voor de inhoud van zijn of haar website.

KDK Design kan technische of praktische ondersteuning bieden als onderdeel van het abonnement of op basis van een aparte afspraak, maar wij nemen niet automatisch verantwoordelijkheid over voor de inhoud, rechtmatigheid of commerciële claims van de klant.

12. Klachten over externe diensten

Sommige onderdelen van websites of onze dienstverlening zijn afhankelijk van externe diensten, zoals hosting, domeinregistratie, e-mail, agenda-tools, formulierdiensten, AI-tools, bestandsdeling of andere software.

Als een klacht geheel of gedeeltelijk wordt veroorzaakt door een externe dienst, proberen wij redelijk mee te denken of te ondersteunen, maar wij zijn niet verantwoordelijk voor storingen, voorwaarden, prijswijzigingen, beveiligingsincidenten of wijzigingen bij externe partijen buiten onze invloedssfeer.

13. Betaling tijdens een klacht

Het indienen van een klacht schort je betalingsverplichtingen niet op, tenzij wij schriftelijk anders afspreken.

Als een klacht alleen betrekking heeft op een specifiek betwist deel van een factuur, moet het niet-betwiste deel op tijd worden betaald.

Bij openstaande facturen mogen wij werkzaamheden, support of hostingmaatregelen opschorten zoals beschreven in onze algemene voorwaarden, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

14. Escalatie

Ben je het niet eens met onze inhoudelijke reactie? Dan kun je binnen 14 dagen na onze reactie schriftelijk toelichten waarom je het er niet mee eens bent.

Wij bekijken de klacht dan nog één keer opnieuw, eventueel met aanvullende informatie. Daarna geven wij een definitief standpunt.

Als partijen er samen niet uitkomen, geldt de geschillenregeling uit onze algemene voorwaarden.

15. Vertrouwelijkheid

Wij behandelen klachten vertrouwelijk. Informatie over een klacht wordt alleen gedeeld met personen of partijen die betrokken moeten zijn bij de behandeling, beoordeling of oplossing van de klacht.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om vennoten, medewerkers, ingeschakelde derden, leveranciers, juridisch adviseurs of verzekeraars, voor zover dat nodig is.

16. Privacy

Bij de behandeling van klachten verwerken wij persoonsgegevens, zoals naam, contactgegevens, bedrijfsgegevens, communicatie, contractinformatie en informatie over de klacht.

Wij gebruiken deze gegevens alleen voor klachtbehandeling, administratie, bewijs, verbetering van onze dienstverlening en, indien nodig, juridische procedures.

Meer informatie staat in onze privacyverklaring op kdkdesign.com/privacy.

17. Geen afstand van rechten

Deze klachtenregeling beperkt geen rechten die je volgens dwingend recht hebt.

Het feit dat wij een klacht behandelen, onderzoek doen, herstelwerk uitvoeren of een tegemoetkoming aanbieden, betekent niet dat wij aansprakelijkheid erkennen of afstand doen van rechten uit de overeenkomst, algemene voorwaarden of wet.

18. Wijzigingen

KDK Design mag deze klachtenregeling wijzigen. De meest actuele versie staat op kdkdesign.com/klachten.

Voor klachten die al in behandeling zijn, passen wij in principe de regeling toe die gold op het moment dat de klacht werd ingediend, tenzij een nieuwe regeling voor jou gunstiger is of dwingend recht anders vereist.

19. Contactgegevens

KDK Media V.O.F., handelend onder de naam KDK Design, is gevestigd aan Burgemeester van den Wildenberglaan 11, 5764 RB De Rips, Nederland.

KvK-nummer: 93521693. BTW-nummer: NL866436170B01.

Voor klachten kun je mailen naar info@kdkindustries.com.